Hojas cálculo 4

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Nº 2. Mayo 2013.

 Formación Médica

MANEJO BÁSICO DE HOJAS DE CÁLCULO (y 4): HABILIDADES AVANZADAS

Después de recorrer una serie de habilidades básicas en el manejo de los programas de hojas de cálculo, vamos a dedicarnos hoy a trabajar algunas posibilidades que complementen lo ya aprendido.

Posibilidades avanzadas de edición

Ya vimos, en la primera entrega, las habilidades más básicas de edición, como la copia de contenidos de unas celdas a otras, y aprendimos también a copiar celdas con fórmulas de la misma manera, con la peculiaridad de que, al hacerlo, descubríamos la cualidad relacional de éstas, que hacía que se aplicasen en cada momento a una serie distinta de datos. Sin embargo, hay muchas más posibilidades dentro del campo de la edición, que vamos a ir repasando a continuación

Copiar, cortar y pegar dentro de una hoja de cálculo

Como en muchos otros programas de texto y hojas de cálculo, podemos copiar el contenido de una celda seleccionándola, abriendo el menú contextual para clicar sobre Copiar, ir a otra celda y, de la misma manera, clicar sobre Pegar. Pero es posible que no queramos pegar exactamente lo mismo que había en la celda de procedencia. Por ejemplo, si lo que quiero es copiar el resultado de una fórmula, me encontraré que lo que copio por el procedimiento antes mencionado es la fórmula, lo que puede dar lugar a diferentes situaciones:

  • que el resultado cambie. Esto ocurre porque, al cambiar de lugar la fórmula, ésta pasa a aplicarse a celdas diferentes de la de origen, con lo que cambia su valor numérico
  • que me aparezca un mensaje de error, porque alguna de las celdas que ahora recoge la fórmula esté vacía o haga imposible obtener un resultado de una operación

Podemos verlo en el siguiente ejemplo. Tenemos un listado con la distribución de una característica poblacionale, por ejemplo una pirámide de edad de los varones de un grupo profesional determinado:

EDAD N
<30 54
30-34 116
35-39 101
40-44 81
45-49 106
50-54 45
55-59 14
60-64 0

Crearemos, por debajo de las celdas anteriores, otras dos, la primera con el título TOTAL y la segunda con el total de la suma de las anteriores. Ya sabemos, lo haremos con la función SUMA, que ya sabemos utilizar. Si lo hemos hecho bien, el resultado será 517. Si copio y pego la fórmula en la siguiente celda a la derecha, ¡el resultado será 0! Por supuesto, le estamos haciendo sumar ahora una serie de celdas en blanco, y el resultado es, por tanto, 0. Pero no hay que preocuparse, hay un recurso para copiar sólo el resultado, prescindiendo de la fórmula; para ello, deberé clicar, al abrir el menú contextual en la celda de destino, la opción  “Pegado especial”, y veremos una ventana de diálogo muy interesante, ya que nos ofrece muchas posibilidades, entre ellas la que estamos buscando: desactivo la opción de “Pegar todo”, y dejo seleccionada tan sólo la opción “Números” 0 “valor”; en este caso, lo que me pega es el valor obtenido en la anterior fórmula, que es lo que queríamos, sin arrastrar “en segundo plano” la fórmula. Si ahora copio y pego esta casilla, veremos que ya siempre nos pega su valor numérico; la fórmula ha desaparecido. Más adelante veremos otro ejemplo de esta posibilidad.

Imaginemos ahora que, en el mismo ejemplo, queremos calcular los porcentajes sobre el total que supone cada grupo de edad. Ya sabremos cómo lo vamos a realizar: en la celda a la derecha de la que contiene el valor “54” incluiremos una sencilla fórmula, que divida el contenido de esa celda que contiene el 54 con la que contiene el valor total (primero clicar en el signo =, o escribirlo en la celda, a continuación señalar la celda que contiene el primer valor, luego la tecla / y, finalmente, la celda que contiene el valor total); tras pulsar Intro, nos aparecerá el resultado de la división, que será menor a 1. Para transformarlo en porcentaje, no tenemos más que ir al icono % del menú de iconos, clicarlo, y ya nos habrá transformado la cifra decimal en un porcentaje. Queremos ahora aplicar a esa misma fórmula al siguiente grupo de edad: copiamos, pegamos la fórmula en la celda inmediatamente inferior y… ¡nos parece un error!, algo así como #DIV/0! Estamos intentando que nuestra hoja de cálculo divida el segundo valor, 116, entre una casilla vacía, la inmediatamente inferior a la que tenía el total (ya que hemos movido nuestra fórmula una celda hacia abajo), y eso, matemáticamente, es imposible.

Tampoco hay que preocuparse en esta ocasión, pues también tiene solución este problema. Sabemos que las fórmulas son relacionales en las hojas de cálculo, y si la movemos de lugar, se modifican las celdas que toma como referencia. Sin embargo, hay una medida muy sencilla para que esto no ocurra, introduciendo el símbolo $, que tenemos en el teclado de nuestro ordenador (MAY +  la tecla del 4). Su función es “fijar” la localización de la celda, de forma que pierda su relacionalidad y haga referencia siempre a la misma celda de origen. Para ello, tendremos que incluir dicho símbolo dos veces, delante de la letra (para fijar la columna) y delante del número (para fijar la fila). Vayamos, pues, a la fórmula inicial en que calculamos el porcentaje de la primera celda de datos, que era del tipo

=B2/B10

(si colocamos nuestra tabla arriba a la izquierda en la hoja) e incluyamos el símbolo $ delante de la B y del 10 del divisor, ya que es éste el que no queremos que se mueva, mientras sí que queremos que la fórmula deje moverse al primer término, al dividendo, para ir calculando los sucesivos porcentajes. La fórmula habrá quedado así:

=B2/$B$10

Pulsamos Intro, y veremos que el resultado no ha cambiado. Pero si ahora arrastramos hacia abajo esa celda, copiará la fórmula correcta, ya que todas tendrán por divisor la casilla que contiene el total, que es la que hemos “inomivilizado” con el símbolo $.

Es posible que alguien se esté preguntando por qué hay que incluir el símbolo $ dos veces, una para la columna y otra para la fila. Y seguramente ya estamos intuyendo que, en algunas ocasiones, sólo nos hará falta inmovilizar la columna, o sólo la fila. Esto será útil cuando tengamos que tratar información de varias variables, pero, de momento, baste con conocer esta posibilidad.

Otra posibilidad muy interesante del menú “Pegado especial” que hemos descubierto más arriba (entre las muchas que contiene y que conviene ir explorando progresivamente) es la que se denomina “Trasponer”. Cuando copiamos una tabla, y queremos pegarla en la orientación contraria (por ejemplo, está en horizontal, con las etiquetas en la fila superior) y queremos que pase a estar en disposición vertical (con las etiquetas a la izquierda), seleccionar la opción “Trasponer” lo hace automáticamente, y así nos ahorra el engorroso proceso de tener que copiar el contenido de las celdas de una en una. De hecho, es lo que he tenido que hacer para configurar la tabla de este ejemplo, ya que, en la fuente, la tabla está configurada en horizontal.

Finalmente, dos apuntes muy básicos sobre el copiado y pegado en hojas de cálculo:

  1. que podemos copiar y pegar una fila o columna enteras, con sólo seleccionarla en el correspondiente borde de la hoja (se destaca toda la fila o columna) y clicar, en el menú contextual, “Copiar”. e ir a otra fila o columna y seleccionar, en el mismo menú contextual, “Pegar”
  2. que puede que no nos interese copiar el contenido de una celda, sino cambiarlo de lugar, haciendo que desaparezca de su localización original; para ello, bastará con que seleccionemos en el primer menú contextual la orden “Cortar”, con lo que el contenido queda “en reserva” (para no perderlo) hasta que lo peguemos en una celda destino. ¡Cuidado con las fórmulas!

Utilizar otras hojas dentro del mismo archivo

Recordemos que, cada vez que abrimos el programa de hoja de cálculo, el archivo que se abre posee, por defecto, de 1 a 3 hojas diferentes, que podemos localizar a través de sus correspondientes pestañas en la parte inferior de la pantalla. Como normalmente sólo utilizamos una, no tenemos que preocuparnos de ésto, pero puede que nos interese hacer cálculos paralelos, o almacenar otro tipo de información en el mismo archivo, sin cargar o modificar lo que ya hemos trabajado. Para ello, basta con seleccionar otra de las hojas, a través de las correspondientes pestañas. Hemos de saber que, además, podemos cambiar el nombre de las hojas (y ponerle un nombre que nos parezca adecuado al contenido), o añadir nuevas hojas, o incluso eliminar alguna, a través del menú contextual que aparece si clicamos con el botón derecho del ratón sobre la pestañita de la hoja, en lugar de hacerlo con el botón izquierdo (con el que se abren normalmente).

Para copiar un dato de una hoja a otra, basta con seleccionar la celda de origen, Copiar, abrir la hoja destino, seleccionar ahí una celda y clicar Pegar. Podemos hacerlo con una sóla celda o con varias, o con filas o columnas enteras. Incluso podríamos copiar toda una hoja, clicando en su ángulo superior izquierdo, donde confluyen la barra de letras de las columnas y la de números de las filas, seleccionando así toda la hoja, copiarla, y yendo al mismo lugar de otra de las hojas, clicar en Pegar. Pero aún hay otro procedimiento más sencillo: clicar con el ratón derecho en la pestaña de la hoja de origen, y seleccionar, en el menú contextual que aparece, la opción “Mover/copiar la hoja”, que nos permite cambiar el orden entre las mismas, duplicar alguna de ellas y decidir dónde queremos que se coloque, incluso sacarla del archivo que tenemos abierto e iniciar un nuevo archivo de hoja de datos con esa hoja… En todo caso, si queremos mantener la original en su sitio, deberemos asegurarnos de activar la casilla “Copiar” del menú “Mover/copiar la hoja”, de lo contrario sólo la desplaza y la perdemos en su localización inicial.

Recordemos también que, al finalizar nuestro trabajo y guardar el archivo, se guardará el estado actual de todas las hojas que tengamos abiertas en el mismo.

Copiar a otros programas

Si queremos presentar nuestro trabajo en documentos de texto o presentaciones públicas, también podremos copiar la parte deseada de nuestra hoja de cálculo, y pegarla en la parte de nuestro documento o presentación que corresponda. Sólo hay que tener una precaución básica: si nos limitamos a Copiar, en nuestra hoja de cálculo, y a Pegar en nuestro documento o presentación, lo más seguro es que nos llevemos no sólo la tabla, sino todas las posibilidades operativas de la hoja de cálculo, lo que conllevará que nuestro documento o presentación “pese” demasiado para su fácil manejo. Si no tenemos una razón especialmente importante para hacerlo así, para poder disponer de las herramientas de la hoja de cálculo en el documento, y tan sólo queremos contar con la tabla o el gráfico, habrá que seleccionar la opción “Pegado especial” en el documento de destino; si ésta no aparece en el menú contextual (ya sabemos, botón derecho del ratón), la habremos de buscar en la barra de menús, desplegando el menú Edición del correspondiente programa:

  • en el caso de que queramos copiar tablas de datos, la opción que tendremos que elegir, dentro de la ventana de diálogo de “Pegado especial”, es “Texto formateado [RTF]”, para que se mantenga el formato de tabla de datos; eso, sí, se pegará con un formato por defecto que tendremos luego que adaptar con las herramientas de formato del programa correspondiente (colores, tipos de letra, etc); si elegimos la opción “Texto sin formato” no se pega la tabla, sino su contenido como texto suelto, lo que no suele ser útil. También podríamos haber seleccionado su pegado como “Mapa de bits” o “Metaarchivo GDI”, pero en este caso se nos pegaría como imagen, cuyo contenido no podríamos modificar.
  • en el caso de que queramos copiar gráficos realizados en nuestra hoja de cálculo, deberemos seleccionar, dentro del desplegable “Pegado especial”, la opción de imagen GDI o similar; si elegimos la opción XML nos permitirá modificar algunos elementos de la imagen (colores, lugar de la leyenda, etc), pero su peso en bytes será mayor. En algunas ocasiones pudiera ser recomendable que, junto a la imagen, pasáramos al documento, en “segundo plano”, la información de la tabla a partir de la que la hemos construido, con lo que podríamos modificar los datos de origen, pero esto incrementaría mucho el peso final del documento. Lo deseable parece ser configurar el gráfico en su forma definitiva en la hoja de cálculo (incluso colocándole bordes, etc) antes de pasarlo a nuestro documento o presentación como imagen, lo que simplificará luego el manejo de éstos últimos.

Obtener datos de otras fuentes

 Con frecuencia será interesante trabajar con datos que podemos obtener de otras fuentes; pueden ser tablas de las que dispongamos en documentos de texto o en páginas web, o bien bases de datos o archivos que podamos obtener en el formato adecuado. Comentaremos brevemente ambas opciones.

  1. Copiar datos de documentos o paǵinas web. Habitualmente, los datos que se presenten con formato tabla pueden copiarse directamente a la hoja de cálculo, de forma que cada celda de nuestra hoja de cálculo reciba la información de una casilla de la tabla. Para ello, bastará con seleccionar la tabla en la fuente de origen, copiarla, ir a nuestra hoja de cálculo, seleccionar la celda en que queremos que comience nuestra tabla, y “Pegar”. En el caso de una página web, y teniendo en cuenta que en el lenguaje “html”, en el que se confeccionan dichas páginas, hay códigos ocultos, que son los que fijan la estructura de la tabla, notaremos que si tan sólo seleccionamos la parte visible de la tabla, en nuestra hoja de cálculo se copiará toda la información en una celda, lo que no nos será útil para trabajar con esos datos; para tener la seguridad de que los códigos que fijan la tabla estén seleccionados, merece la pena seleccionar y copiar lo que haya en dicha página web inmediatamente antes e inmediatamente después de la tabla (por ejemplo, una línea de texto o de título a cada extremo), y pegar todo el conjunto en nuestra hoja de cálculo. Una vez hecho esto, podremos seleccionar las filas o columnas que tengan información sobrante y eliminarlas (seleccionar la fila o columna determinada, y clicar Eliminar columna o Eliminar fila, según corresponda, en el menú contextual o en el menú superior de iconos). Puedes hacer una prueba, por ejemplo, con los datos de número de colegiados que proporciona el Instituto Nacional de Estadística:
    • se abre la página www.ine.es
    • en el menú de la izquierda, seleccionar “Sociedad” y, en el desplegable, “Salud”, con lo que irás a la dirección http://www.ine.es/inebmenu/mnu_salud.htm, a la que también puedes acudir directamente clicando en este último enlace
    • abres las tablas de “Profesionales sanitarios colegiados”, clicando en el icono con aspecto de documento que tiene a su derecha, y clicas en el año que te interese (en este momento, 2012, que es el que aparece visible)
    • seleccionas la tabla que desees, y clicas en ella. En esta prueba, por ejemplo, podemos abrir la tabla “1.6 Tasa de Médicos por 100.000 habitantes por Comunidades y Ciudades autónomas de colegiación y situación laboral“, en la que seleccionamos, en ambas ventanas, todo su contenido (clicando en el icono con fondo azul), para obtener la tabla completa. Clicamos en “Consultar la selección”
    • nos aparece la tabla que buscamos. Ahora, seleccionamos con el ratón la tabla, más la línea de texto superior (“Unidades: Tasa por 100.000 habitantes”) y la inferior (“Notas:”), copiamos, y, en nuestra hoja de cálculo, seleccionamos la celda inicial y pegamos. Tendremos la tabla desplegada; ahora, bastará con eliminar las filas superior e inferior, que contienen las líneas de texto adicionales (si es que nos interesa borrarlas). Con la tabla ya podemos ponernos a trabajar (darla formato, realizar gráficos, calcular porcentajes…).
  2. Obtener paquetes de datos. Es una posibilidad en la que no vamos a profundizar ahora, pero que es bueno conocer. En algunas ocasiones, existen ya colecciones de datos preparadas, que pueden ser útiles para determinados trabajos de investigación, y que pueden descargarse directamente como archivo de hoja de cálculo, habitualmente de Excel (con extensión .xls), aunque también en el de otras hojas de cálculo (.ods, como es nuestro caso con OpenOffice); en ese caso, bastará con descargar ese archivo a nuestro ordenador, y abrirlo con nuestro programa de hoja de cálculo. En otras ocasiones, los datos se encuentran en archivos con formato de base de datos, que no podremos abrir desde una hoja de cálculo, y tendremos que disponer de programas específicos para ello; pero en ocasiones esas mismas bases de datos se ofrecen, como alternativa, en formato .cvs, en el que los datos aparecen separados por comas: en ese caso, descargamos el archivo, y lo abrimos con nuestro programa de hoja de cálculo, que nos pedirá, de inicio, algunas instrucciones sencillas para configurar la tabla, tras las cuales los datos aparecerán en nuestro programa, y ya podremos trabajar con ellos o guardarlos en el formato adecuado a nuestra hoja. Quede mencionada la posibilidad, para tenerla en mente.

 Posibilidades avanzadas con Funciones

 Nuestra hoja de cálculo tiene posibilidades muy amplias dentro del apartado de Funciones, que ya trabajamos con anterioridad. Hay funciones de muchos tipos, como las Estadísticas (que trabajaremos en el curso acreditado del mes de junio de Introducción a la Estadística, como introducción al uso de paquetes estadísticos más específicos), Financieras, Lógicas… Conviene, en este momento, fijarnos en dos posibilidades:

  • las funciones de base de datos, que nos ayudarán a realizar algunas de las operaciones básicas de estas últimas. Conviene, en el menú de funciones, ir conociendo las utilidades que ofrecen. Desde luego, los programas de base de datos realizan esas y muchas funciones más, con múltiples posibilidades, pero baste saber que desde nuestra hoja de cálculo podemos hacer algunas de ellas.
  • la función “si” (o “if”, si usamos la versión inglesa de alguna hoja de cálculo). Es una función condicional, que dará un resultado u otro dependiendo de que se cumpla o no la condición. Su estructura es la siguiente: =SI(condición lógica; resultado si se cumple; resultado si no se cumple); tener en cuenta que, si la condición es matemática, se escribe directamente; si es de texto, habrá d eir entre comillas. Por ejemplo, en la tabla que hemos copiado antes con los datos de colegiación por CCAA, y suponiendo que el dato correspondiente a la tasa de colegiados total de Andalucía esté en la celda  C5 (si no, habrá que cambiar C5 por el nombre de la celda correspondiente) vamos a introducir, bien mediante la ventana de diálogo de funciones, bien tecleando directamente, lo siguiente: =SI(C5>500;1;0)           Con esa instrucción, que podremos colocar en la celda a la derecha de la fila de datos de Andalucía, nos aparecerá un 0, porque su tasa de colegiación es inferior a 500. Si ahora arrastramos esa fórmula hacia abajo, nos aparecerán 0 y 1 según cada caso. Si seleccionamos la siguiente celda hacia abajo e insertamos la suma de todos los resultados obtenidos (bien mediante la función SUMA, o bien mediante un atajo directo, que es el símbolo Σ que aparece junto al icono fx de funciones, que nos pedirá que seleccionemos las casillas que queremos sumar), tendremos el total de CCAA que tienen una tasa superior a 500 médicos por cien mil habitantes. Es un método sencillo y elegante de hacer recuentos en tablas de datos, que podemos extender a todas las filas y/o columnas que queramos.
  • la posibilidad de incluir una función dentro de otra, como parámetro de esta segunda. La complejidad va en aumento, y dejamos esta posibilidad a la iniciativa de los más aventureros.

Hemos explorado hasta aquí muchas de las posibilidades de las hojas de cálculo, y posiblemente les habremos perdido el miedo, si es que lo teníamos. Aún podremos introducirnos aún más a fondo en aspectos más complejos, cosa que escapa del objetivo de este tutorial introductorio. Y también habrá sido un buen paso para adentrarse en otros campos de gran utilidad, como el uso de bases de datos o de programas de tratamiento estadístico.

 

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