Hojas cálculo 3

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Nº 2. Mayo 2013.

 Formación Médica

MANEJO BÁSICO DE HOJAS DE CÁLCULO (3): GRÁFICOS

Una vez que conocemos el manejo básico de nuestra hoja de cálculo, y que hemos confeccionado tablas, realizado operaciones matemáticas y aplicado funciones, es el momento de comenzar a representar gráficamente datos y resultados. Vamos a dividir nuestro tutorial de hoy en dos partes: uno relativo a la realización de gráficos sencillos, y otro a trabajar sobre las posibilidades de formato que dichos gráficos tienen, y que nos pueden ayudar a presentar nuestros datos de una manera más atractiva.

Elaboración de gráficos

Las hojas de cálculo poseen un menú específico para la construcción de gráficos, que podemos encontrar en la barra estándar de iconos, la que está justamente debajo de la barra de menús y encima de la de formatos. En esa barra podemos encontrar, hacia la parte media de la pantalla, un icono que representa un pequeño gráfico, bien de sectores o bien de barras; pulsando en el mismo se abre la ventana de diálogo de gráficos, a través de la que podremos configurar el nuestro.

Sin embargo, lo primero que debemos de tener es un conjunto de datos a representar. Y según sea ese conjunto de datos, tendremos que elegir una forma u otra de hacerlo. Aquí vamos a tratar sobre todo de tres formas, los diagramas de sectores, de barras y de líneas.

Diagrama de sectores

El diagrama de sectores representa, mediante sectores en una figura circular, la distribución porcentual de diferentes categorías dentro de una misma variable. Tomemos como ejemplo el color de pelo de diez niños de una clase de Educación Primaria:

Alumno Color pelo
1 Moreno
2 Moreno
3 Rubio
4 Castaño
5 Castaño
6 Moreno
7 Moreno
8 Castaño
9 Moreno
10 Rubio

 Podemos copiar la tabla en nuestra hoja de cálculo. Dado que se trata de datos cualitativos, tendremos que confeccionar una tabla de frecuencias, con una columna en la que recogiéramos los tres posibles colores de pelo, y  otra en la que indicáramos el número de alumnos que tienen cada color. Nos quedaría una tabla del tipo

Color de pelo N
Moreno 5
Castaño 3
Rubio 2

Si ahora queremos representar gráficamente esta distribución mediante un diagrama de sectores, clicaremos en el icono de gráficos de la barra estándar de iconos, HCiconograficos, y nos aparecerá una ventana de diálogo con cuatro pasos:

  1. Tipo de gráfico. Seleccionamos aquí el tipo de gráfico que nos interese, en este caso el de “Círculo”, y clicaremos sobre el modelo que queramos utilizar para ese tipo de gráfico (clicamos en 3D, y seleccionamos la versión “Realista”).
  2. Clicamos en “Siguiente”, o bien sobre el paso 2, “Rango de datos”. Clicamos en el icono de la derecha, y seleccionamos el rango de origen de los datos. A este respecto, cabe señalar lo siguiente:
    • en principio, el rango bastaría con que incluyera los datos que queremos representar; en nuestro caso, las celdas que indican el número de alumnos que tienen cada color de pelo. Con ello, el programa elaboraría un gráfico, aunque “mudo”, sin información
    • pero si le facilitamos, además, los datos de la columna adyacente, la que tiene los nombres de los colores de pelo, y le indicamos al programa que esa primera columna actuará como etiqueta (clicando en el correspondiente enunciado), el gráfico ya nos va a mostrar alguna información más, en una leyenda lateral en que podrá relacionar cada color con el tipo de pelo al que corresponde. 
    • aún podríamos incluir en el rango también las dos celdas de cabecera, indicándole al programa que esa primera fila también funciona como etiqueta; aunque en este tipo de gráfico eso no aporta información adicional, es una buena costumbre para otros gráficos.
  3. Si pasamos al tercer paso, Serie de datos, se nos ofrecen algunas posibilidades de completar la información correspondiente a cada serie. Como en este caso sólo tenemos una, no modificamos nada y pasamos al siguiente paso.
  4. Podemos ahora configurar algunos elementos del gráfico, como por ejemplo si queremos que aparezca alguna leyenda que identifique cada color, o si queremos poner algún título. Vamos a optar por dejar la leyenda activada, aunque podemos cambiar su posición y hacerla inferior, y vamos también a introducir, como título, la frase “Color de pelo” (que o bien tecleamos, o bien le indicamos al programa que la puede encontrar en la celda de título correspondiente de la tabla).

Cumplimentados los cuatro pasos, clicamos en Finalizar, y nos aparecerá un gráfico similar al siguiente:

HCgrafico1

Es así como, por defecto, nos lo puede haber realizado el programa. Luego volveremos sobre este gráfico, para modificar algunos de los parámetros de formato del mismo y hacerlo más atractivo. De momento, guardemos el archivo con el que estamos trabajando, para que no se nos pierda.

Diagrama de barras

El diagrama de barras es otra posibilidad para representar datos cualitativos, como los anteriores. Se trata de que cada parámetro va a venir representado por una barra, cuya longitud será proporcional al número de casos.

El proceso es similar al anterior, sólo que tendremos que elegir el diagrama de columnas (verticales) o de barras (horizontales) en el primer paso, y valorar si le ponemos título al eje Y en el cuarto paso, un título que indique que las cifras corresponden al número de niños con cada color de pelo; por ejemplo, podríamos poner de título a ese eje “Número de niños”.

También podríamos hacerlo de una forma mucho más sencilla. Clicamos sobre el dibujo de sectores con el botón derecho y, en el menú contextual, seleccionamos copiar; vamos a una celda alejada, y con el mismo botón derecho seleccionamos Pegar. Habremos obtenido una copia del gráfico. Si ahora clicamos doblemente sobre el mismo, hasta que se active (aparezca un doble borde), y, una vez activado, clicamos con el botón derecho sobre él y seleccionamos Tipo de gráfico, podremos cambiar el tipo de Círculo a Barras o Columnas, y el gráfico se transformará de uno en otro. Es una manera rápida de poder obtener varias copias del mismo gráfico en diferentes modelos.

Diagrama de líneas

Vamos ahora a realizar otro gráfico. Y, para no confundirlo con los anteriores, utilizaremos otra posibilidad del programa que no habíamos usado hasta ahora. Dijimos al principio que, en la parte inferior de la pantalla, aparecen tres pestañas, con las denominaciones “Hoja 1”, “Hoja 2” y “Hoja 3”. Si hasta ahora no hemos tocado en ellas, veremos que aparece en activo la “Hoja 1”, mientras que las otras dos aparecen sombreadas. Pues bien, cliquemos sobre la pestaña “Hoja 2” y se nos abrirá una hoja en blanco, quedando la que hemos estado usando hasta ahora desactivada y “escondida”. Pero, ¡cuidado!, no se habrá perdido, podremos recuperarla en cuanto queramos, con sólo volver a activar la correspondiente pestaña.

Ya en la Hoja 2, necesitaremos introducir una tabla con datos cuantitativos, para poder realizar un diagrama de líneas. En este caso, podremos confeccionar una tabla que recoja, por ejemplo, la evolución de la población de una ciudad a lo largo de una década, con su distribución por género. Ésta puede ser la tabla, que podremos trasladar a nuestra “Hoja 2”:

AÑO VARONES MUJERES
1970 4658 4525
1975 5224 5018
1980 5136 4921
1985 5100 4900
1990 4850 4850
1995 4200 4324
2000 3956 4101
2005 3848 4068
2010 4012 4080

Como vemos, se trata de datos numéricos, que son los que pueden representarse mediante este tipo de gráficos. Tenemos una serie de años con la correspondiente población en cada uno. Vamos a representarlo siguiendo los pasos de la ventana de diálogo:

  1. Elegimos el tipo de gráfico “Líneas”, y la modalidad “Líneas 3D”
  2. En el rango de datos, seleccionamos la tabla completa, con las cabeceras, y le señalamos al programa que tanto la primera fila como la primera columna tienen etiquetas, no valores; por otro lado, si no ha aparecido automáticamente, le indicamos que nuestras series aparecen en columnas (vertical),y no en filas (horizontal).
  3. Podemos ahora modificar la información sobre las “Series de datos”. Como hemos tenido la precaución de incluir las cabeceras de la tabla, directamente el programa ha dado el nombre correspondiente a cada serie (como podemos ver en la parte alta de la ventana), identificando la celda en que ésta se encuentra: fijémonos que la identifica con el nombre de la hoja y con la letra y número de la celda correspondiente en las casillas correspondientes. A todo ello le agrega un símbolo, $, del que hablaremos en la próxima entrega. Si quisiéramos modificar el nombre de las series, o resulta que no habíamos incluido las cabeceras, o incluso quisiéramos incluir otra serie (porque nos hubiéramos dejado una columna sin marcar en el rango), podemos hacerlo ahora. Pero no es nuestro caso, y seguimos adelante
  4. Incorporamos un título (por ejemplo, EVOLUCIÓN DE LA POBLACIÓN), e incluso podemos especificar qué tipo de datos hay en la gráfica, dando por título al eje X “Años”, y al eje Y “Habitantes”, colocando la leyenda en posición inferior. El gráfico nos queda más o menos de la siguiente manera:

HCgrafico2

También podemos utilizar la tabla de población que hemos construido para ver lo que ocurre si hacemos con ella un diagrama de barras, parecido al que hicimos en el apartado anterior. La única diferencia es que ahora representamos dos series en lugar de una, las corespondientes a los datos de varones y mujeres. Nos surgirá un diagrama con dos tipos de barras, una para cada serie. Para ello, clicamos en una celda libre, clicamos en el icono de gráficos, seleccionamos el tipo Columnas, variante “Normal” (la primera que aparece), selecionamos como rango toda la tabla, indicamos que la primera fila y la primera columna contienen etiquetas y que nuestras series están en columnas, y ponemos títulos a los ejes X e Y, como acabamos de hacer en el diagrama de líneas. Al finalizar, el resultado será algo similar a

HCgrafico3

Una vez que hemos terminado este gráfico, guardamos el archivo para no perder nuestro trabajo. Al guardar archivo, se guardarán las tres hojas a la vez, incluida la tercera en blanco, que no hemos necesitado utilizar. Siempre que guardamos archivos de programas de hoja de cálculo, se graban todas las hojas que tenga ese archivo de una sóla vez, y podremos recuperarlas todas al volver a abrir ese archivo.

Dando formato a nuestros gráficos

Los gráficos que hemos realizado en esta práctica nos los ha configurado de forma automática el programa con el formato por defecto que utilice. Pero nosotros podemos preferir que el gráfico tenga otro tipo de letra, o que el título se resalte en negrita, o que los colores de los sectores o las barras sean diferentes… Todas estas propiedades pueden ser cambiadas, y vamos a hacerlo ahora.

Si hemos cerrado el archivo con el que hemos estado trabajando hasta ahora, volvemos a abrirlo, y seleccionamos el gráfico de sectores que tenemos realizado. Si lo hacemos con un simple clic, lo seleccionamos como una simple imagen, que podremos desplazar por la hoja. Para poder actuar sobre el gráfico y modificarlo hay que hacer doble clic, hasta que se active y aparezca un doble borde, como hemos visto antes. Ahora podremos:

  • activar el menú contextual con el botón derecho del ratón, y modificar la información utilizada al principio para construir el gráfico, por ejemplo porque hayamos incorporado más datos (en este caso, tendremos que ampliar el rango o modificar las series de datos), o porque queramos cambiar el tipo y modalidad de gráfico…
  • clicar en la parte vacía del gráfico para cambiar el color de fondo, por ejemplo
  • clicar sobre el título y cambiarlo de lugar, o bien, volviendo a clicar, pero ahora con el botón derecho, seleccionar “Formato de título”. Desde la ventana que se abre le podremos cambiar el tipo de letra, el tamaño, modificar las características de la letra, colocar un color de fondo, variar el color de la propia letra, etc.
  • clicar sobre el gráfico y, activando el menú contextual con el botón derecho del ratón, añadir las etiquetas, para que los valores correspondientes aparezcan junto a cada sector; además, podremos indicarle qué información deberá contener cada etiqueta, el tamaño y tipo de la fuente, o eliminar las etiquetas si decidimos que no las queremos
  • volver a clicar sobre uno de los sectores, una vez estuviera clicado el círculo, para, a través del menú contextual, cambiar el “Formato de punto de datos”, por ejemplo cambiando su color, o añadiéndole borde…
  • clicar sobre la leyenda, para cambiarla de lugar o, a través del menú contextual, modificar su formato…

En fin, son muchas las posibilidades de cambio de formato. Vayamos ahora al gráfico de barras que hicimos en último lugar, y que tendremos en la Hoja 2. Una vez activado el gráfico (aparición del doble borde), además de todo lo anterior, podremos:

  • clicar sobre una de las series, de forma que se activen todas las columnas de la misma, y, con el menú contextual, cambiarles el color, quitarles o ponerles borde, o cambiar el orden de las series, o conseguir que se superpongan parcialmente, o modificar el ancho de las barras (cambiando el valor del parámetro “Espacio”), o la separación entre las mismas…
  • volver a clicar para que se active tan sólo una de las columnas de datos de una serie, para cambiar las características de tan sólo esa columna…
  • clicar sobre uno de los ejes para cambiar el formato de fuente (aumentándola, poniéndola en negrita)
  • clicar sobre el eje Y, el que tiene los valores numéricos, para modificar los intervalos con que aparecen los valores en la gráfica, o para activar o quitar las líneas de escala dentro del gráfico…

En fin, y como pequeña práctica de lo aprendido sobre formato de gráficos, vayamos ahora al diagrama de líneas, activémoslo y consigamos lo siguiente:

  • cambiemos el color del título: clicar en el título, abrir el menú contextual, abrir “Formato de título principal”, abrir la pestaña “Efectos de fuente” y seleccionemos el color deseado.
  • modifiquemos el color de la serie correspondiente a varones para que aparezca en color azul oscuro; para ello, clicar sobre la línea corresondiente, abrir el menú contextual y seleccionar “Formato de serie de datos” y la pestaña “Línea”, y elegir el color deseado
  • modifiquemos la escala para evitar que se nos quede en blanco la parte de abajo, haciendo que el intervalo de valores se encuentre entre 3.000 y 6.000 habitantes: clic sobre el eje Y, menú contextual, “Formato de ejes”, pestaña “Escala” y modificar el valor “Mínimo”, cambiándolo de 0 a 3.000
  • alineemos los rótulos del eje X, de forma que no se junten tanto uno a otro, cambiando su alineación: clic en el eje X, menú contextual, “Formato de ejes”, pestaña “Etiqueta” y seleccionar la inclinación deseada en el gráfico de inclinaciones (cuyo valor, en grados, aparecerá en la casilla de al lado)

En fin, que lo interesante es coger el gráfico y probar de todo, ahora que estamos aprendiendo…

 

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