Hojas cálculo 2

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Nº 2. Mayo 2013.

 Formación Médica

MANEJO BÁSICO DE HOJAS DE CÁLCULO (2): FÓRMULAS Y FUNCIONES

Más sobre cálculo matemático

Ya sabemos realizar los cálculos más básicos en nuestra hoja: suma (+), resta (-), multiplicación (*) y división (/). Podemos también realizar algún otro cálculo sencillo, como sería el caso de los porcentajes. Para ello, construimos primero una tabla con los valores con que queramos trabajar; por ejemplo, datos referidos a la población de varios municipios y al número de habitantes de los mismos que superan los 15 años de edad. La tabla podría ser la siguiente:

MUNICIPIO POBLACIÓN MAYORES 15 AÑOS
A 2500 1678
B 4250 3120
C 1250 899
D 9870 7680
E 5400 4010

 Sería bueno abrir, en este momento, nuestro programa de cálculo y copiar la tabla. No hace falta teclear los datos; basta con seleccionar la tabla anterior completa, abrir el menú contextual (apretando el botón derecho del ratón una vez seleccionada toda la tabla) y pulsar en copiar, e ir a nuestra hoja de cálculo, seleccionar una celda (podemos seleccionar la primera celda, A1), y o bien por el menú contextual, o bien abriendo el menú “Editar” en la barra de menús, pulsar en Pegar; la tabla se habrá copiado en nuestra hoja de cálculo.

Calcular el porcentaje es tarea sencilla, pues todos conocemos la fórmula: dividiríamos el número de habitantes mayores de 15 años entre el total de la población, multiplicamos por cien y ya tendríamos el valor del porcentaje. Bastaría, por tanto, con teclear la siguiente expresión en la celda inmediatamente a la derecha de la primera fila de datos: =(1678/2500)*100. O bien, copiar esa expresión y pegarla directamente en la hoja de cálculo. Se obtendrá algo similar a:

2 Porcentajes 1

Como habrá podido observar, en la celda aparece el resultado directamente; sin embargo, la fórmula verá que sí se ha copiado, pues aparece en la barra de fórmulas del programa. Pero quizás querramos obtener el valor del porcentaje, seguido por el símbolo %; es fácil, tan sólo hay que eliminar la multiplicación por cien de la fórmula. En esta caso, el resultado obtenido sería 0,6712; si seleccionamos la celda y vamos a la barra de formatos, y una vez en ella, clicamos en el símbolo “%”, la celda cambiará inmediatamente a su equivalente porcentual, precisamente lo que buscábamos: 67,12%.

Sabemos que podríamos haber realizado el cálculo de otra forma: utilizando la identificación de las celdas que contienen los valores, en vez de estos valores directamente. En ese caso, lo que deberíamos copiar (ahora a la celda E2) sería lo siguiente: =(C2/B2). Si lo hace, obtendrá el mismo resultado. ¿Cuál es la ventaja de hacerlo así? Pues lo verá usted ahora mismo: seleccione la celda que acaba de rellenar (la E2 si ha seguido las instrucciones), déle el formato de porcentaje (clicando el símbolo % en la barra de formatos) y, clicando en el cuadradito negro del borde inferior derecho de la celda, que ahora tiene el valor 67,12%, arrastre el contenido hasta la celda E6: ¡habrá realizado, de un tirón, las operaciones correspondientes a las otras filas, obteniendo sus porcentajes, sin haber tenido que teclear absolutamente nada más!

¿Qué es lo que ha sucedido? Para entenderlo bien, lo que nos será muy útil en el futuro, hay que saber que las menciones de unas celdas a otras son “relacionales”. Es decir, que si yo coloco en una celda una referencia a otra celda (como ha ocurrido al copiar la última fórmula), no la va a entender como una referencia a esa celda en concreto, sino a la celda que está en esa posición relativa. En la fórmula que hemos copiado en la celda E2, el programa ha entendido más o menos lo siguiente: divide el contenido de la celda que hay dos posiciones a tu izquierda (C2) entre la que hay tres posiciones a tu izquierda (B2), y multiplica ese resultado por 100. Cuando copio el contenido de la celda E2 un lugar más abajo (o la arrastro), lo que se copian son las referencias, no los nombres de las celdas. Así, en E3 se copia la misma orden, “divide el contenido de la celda que hay dos posiciones a tu izquierda entre la que hay tres posiciones a tu izquierda, y multiplica ese resultado por 100”, pero en este caso eso se aplica a las celdas de la tercera fila, C3 y B3. Y así verás, en la barra de introducción de fórmulas, que el contenido de E3 es =(C3/B3).

Es muy importante este concepto, por lo que es necesario que se comprenda bien para intuir las potencialidades de este tipo de programas, y por qué se denominan con el nombre de “Hojas de cálculo”: son capaces de realizar muchos cálculos a la vez. Dedique el tiempo que sea necesario a comprenderlo, realice nuevos ejemplos, etc. Vamos a utilizar esta propiedad con frecuencia en lo que sigue, pues es muy útil.

Potencias, raíces cuadradas

No tenemos teclas directas para realizar este tipo de operaciones, por lo que vamos a tener que utilizar otro método, y así comenzamos con el uso de lo que se denominan “Funciones”. Vamos, para ello, a seleccionar la celda F2, y vamos a calcular en ella el cubo de la cifra de población del municipio A, que está en la misma fila. Lo hacemos clicando en la celda F2 y una vez seleccionada, en el icono 2 funciones 2 de la barra de introducción de fórmulas. Se abre un cuadro de diálogo que nos ofrece, por orden alfabético, todas las funciones disponibles; pero también tenemos la posibilidad de seleccionar sólo una “categoría” de funciones, en nuestro caso las funciones matemáticas, clicando en “Matemáticas” dentro del cuadro “Categorías”. Seleccionamos la función denominada “Potencia”; esto es lo que veremos en la ventana de diálogo:

2 funciones 1

Veremos que, en la zona media de la ventana, se nos explica la estructura de la función, primero tal y como aparecerá la fórmula en la celda (POTENCIA(número;exponente), y luego mediante una explicación, a veces no demasiado concreta. Es muy importane comprender la estructura de las funciones: primero aparece el nombre de la misma (POTENCIA en nuestro caso), y, a continuación y entre paréntesis, los diferentes parámetros que precisa: en nuestro caso, el valor que queremos elevar a una potencia (o la celda en que aparece ese valor) y el exponente al que queremos elevarlo. Como aún no le hemos dado ninguno de los parámetros, en ventanita titulada “Resultado” aparece un mensaje de error. Si ahora clicamos en el botón “Siguiente”, se nos abre una nueva ventana en la que ya nos pide los dos parámetros. Podemos facilitárselos por cualquiera de los siguientes mecanismos:

  1. tecleando directamente el valor
  2. tecleando la denominación de la celda que contiene el dato
  3. clicando en el icono 2iconofunc 1a la derecha de la ventanita del parámetro correspondiente; ésta se reducirá de tamaño, y podremos seleccionar la celda oportuna directamente con el ratón, volviendo a la ventana de introducción de datos clicando en el mismo iconito.

En nuestro caso, podemos seleccionar para el primer campo, el denominado “Número”, la celda B2, que contiene el valor de la población del municipio A, y el valor 3 para el exponente, que tecleamos directamente. Una vez introducidos los dos datos, podremos previsualizar ya el resultado de nuestra función, y, si clicamos en Aceptar, se insertará en nuestra celda. Podemos practicarlo de nuevo haciendo lo mismo en F3 para la quinta potencia del valor de población del municipio B; si lo hacemos bien, probablemente nos sorprenda el resultado que obtenemos: 1,39E+018; esto quiere decir que el número obtenido es muy elevado y difícil de manejar, y nos lo ofrece como potencia de base diez: quiere decir que el valor aproximado es 1,3 x 1018, o sea, 1.300.000.000.000.000.000.

Si ahora queremos calcular la quinta potencia de la población de los otros municipios, no hace falta que volvamos a teclear nada; bastará con seleccionar la celda F3 y arrastrarla hasta F6. Automáticamente nos aparecen las expresiones que aproximan el resultado de esas operaciones.

Aprovechemos lo ya aprendido para calcular, por nuestra cuenta, la raíz cuadrada de las cifras poblacionales. En la celda G2 selecionaremos la función RAÍZ, que sólo tiene un parámetro; facilitamos la celda que tiene el dato, la B2, y aceptamos. Nos aparece el resultado (50). Arrastramos la celda hacia abajo, y ya tendremos todos los resultados deseados. Otras raíces, como la cúbica, se obtienen a través de su equivalente matemático, la POTENCIA con exponente fraccionario inverso al coeficiente de la raíz; es decir, para la raíz cúbica tendríamos que seleccionar, en la función POTENCIA, como exponencial 1/3.

 Otras funciones

 Existen multitud de funciones, cuyo uso dependerá de las necesidades de cada usuario. Las hay estadísticas, financieras, de base de datos… Ya que todas utilizan la misma estructura básica, bastará con que practiquemos con alguna de ellas, de mayor interés, y queda a la curiosidad de cada uno seguir investigando en torno al tema.

En primer lugar, podemos utilizar una función estadística. Tomaremos la más sencilla, la función que calcula la media aritmética; el tema del mes de junio profundizará más en este tipo de funciones. Después, utilizaremos alguna función de texto, que también aportan utilidades interesantes.

Vamos a calcular, pues, en primer lugar, la media de una distribución de datos. Ya lo hicimos en la primera parte de este curso, pero mediante la correspondiente fórmula matemática que sumaba varios valores y dividía después entre el número de ellos. La función Promedio lo hace de forma automática:

  1. Seleccionamos la celda B7, y clicamos en el icono de funciones
  2. Buscamos, dentro de la categoría de funciones estadísticas, la función PROMEDIO. Veremos que utiliza como argumentos una serie de valores numéricos; podemos teclearlos de uno en uno, o bien seleccionar las celdas de una en una, o bien, en la primera de las ventanitas de entrada de parámetros, selecionamos todas las celdas que nos interesan.
  3. Pulsamos en el botón “Aceptar”, y ya está la media insertada en nuestra celda.

Otras funciones estadísticas de interés son la moda, la desviación típica, la mediana… Incluso existen funciones que nos calculan las frecuencias de una determinada distribución, pero dejemos todo ésto para el tema del mes que viene.

En cuanto a las funciones de texto, una muy interesante es la función CONCATENAR, cuya utilidad es la de insertar en una celda contenido textual formado a partir del contenido de otras celdas. Por ejemplo, podemos hacer un listado de las tres variables que hemos utilizado. Para ello:

  1. Seleccionamos la celda de destino, clicamos en el icono de función y seleccionamos, de entre las funciones de texto, la denominada CONCATENAR.
  2. Vemos que aparecen varios parámetros, que son los “trocitos” de texto a concatenar. Seleccionamos en el primero la celda A1; en el segundo, tecleamos, entre comillas, una coma y un espacio de tabulador, que indica que se ha de incluir una coma y un espacio “literales”; en el tercero, la celda B1; en el cuarto, tecleamos entre comillas un espacio, la letra y y otro espacio (” y “); y en la quinta, la celda C1. El resultado: Municipio, población y mayores de quince años.

La utilidad de esta función se entiende si se tienen campos de texto aislados (por ejemplo, apellido 1, apellido 2, nombre) y se quiere obtener en una celda una concatenación de todos ellos (por ejemplo, una celda con el nombre completo). Aunque esta función seguramente la cumplen mejor los programas de base de datos, no está mal cómo lo puede hacer una hoja de cálculo. Además, aparecerán múltiples ocasiones en que nos pueda venir bien este tipo de agrupaciones.

Otra función interesante es la que permite seleccionar, de un campo de texto, los n primeros valores o los n últimos. Por ejemplo, pensemos que estamos utilizando nombres de pacientes y números de DNI, y queremos crear un código “anonimizado” de los mismos mediante las tres primeras letras de su primer apellido y los tres primeros números de su DNI. La función de texto IZQUIERDA nos permite elegir una celda de texto y seleccionar, de su contenido, los n primeros caracteres; sólo tendremos que indicarle la celda y el valor de n deseado. Una vez que lo hayamos hecho con el apellido por un lado y con el DNI por otro, en una tercera celda aplicamos la función CONCATENAR, e indicamos que nos una los datos de una y otra, y obtendremos el código deseado.

Si copia los datos de las dos primeras columnas de la siguiente tabla en su hoja de cálculo, y aplica en la tercera columna (en la primera fila) la función IZQUIERDA para seleccionar, en la celda del apellido, las tres primeras letras – =IZQUIERDA(nombredecelda;3) -, obtendrá algo parecido a esto:

GONZÁLEZ 51647858 GON
CUADRADO 45264352  
JIMÉNEZ 63521782  
MARTÍNEZ 58964125  
GARCÍA 25462454  

Si ahora seleccionamos la celda que acabamos de rellenar con la función IZQUIERDA y la arrastramos un lugar hacia la derecha, nos desplaza esa función a la siguiente celda y nos selecciona los tres primeros valores ahora del nº de DNI. Finalmente, si en la siguiente celda a la derecha utilizamos la función CONCATENAR con las dos celdas así construidas, nos resultará el código para ese paciente: GON516.

Ahora, debemos realizar estas mismas tareas con el resto de individuos. Pero, si nos fijamos, basta con aplicar la fila de tres funciones que ya hemos construido para el primer usuario al resto de usuarios. Seleccionamos las tres celdas juntas, arrastramos hacia abajo y… ¡YA TENEMOS LOS CÓDIGOS DE TODOS LOS USUARIOS! Ya vamos viendo, cada vez de forma más clara, la utilidad de las hojas de cálculo, ¿no? Sólo hemos tenido que teclear dos celdas, y hemos obtenido, con muy poco esfuerzo adicional, todos los demás resultados que precisábamos. Este sería el resultado, si lo hemos hecho correctamente:

GONZÁLEZ 51647858 GON 516 GON516
CUADRADO 45264352 CUA 452 CUA452
JIMÉNEZ 63521782 JIM 635 JIM635
MARTÍNEZ 58964125 MAR 589 MAR589
GARCÍA 25462454 GAR 254 GAR254

Tan sólo nos queda guardar la hoja que hemos construido con todos estos datos, para su utilización en próximos ejercicios. Se abre el menú “Archivo” en la barra de menús, y se selecciona “Guardar como”. Se decide el lugar de nuestro disco en que queremos guardar el trabajo (el Escritorio, por ejemplo, si quieremos verlo la próxima vez que abramos el ordenador), le damos el nombre que queramos, y apretamos el botón “Guardar”. Ya lo tendremos archivado. Al hacer esto, si estamos usando OpenOffice.Calc, lo hará con extensión odt, que es la propia de este programa; si quieremos guardarlo con la extensión .xls, que es propia de los archivos de Excel, no tendremos más que desplegar, debajo del nombre del archivo, el menú denominado “Tipo”, y seleccionar “Microsoft Excel 97/200/XP (.xls)” para que se guarde en ese formato. Con todo esto, ya estamos preparados para afrontar la “aventura gráfica” de visualizar nuestros datos en figuras.

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