Hojas cálculo 1

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Nº 2. Mayo 2013.

 Formación Médica

MANEJO BÁSICO DE HOJAS DE CÁLCULO (1): PRIMEROS PASOS

El curso básico que ahora comenzamos pretende iniciar en el manejo de hojas de cálculo a personas que no tengan hábito en ello. Por ello,comenzará con rudimentos básicos sobre la estructura de una hoja de cálculo y de la introducción de datos, y en entregas sucesivas irá ofreciendo tareas cada vez más complejas, como la utilización de fórmulas y funciones y la representación gráfica de datos. Pretende así conseguir una primera inmersión en el mundo del tratamiento de datos que facilitará el posterior uso de diferentes programas para la recogida de datos y su análisis estadístico. En concreto, muchas de las habilidades que se podrán adquirir con este curso-tutorial serán muy útiles para la realización del primer curso acreditado, de introducción a la estadística, que se ofrecerá durante el mes de junio. Quienes ya utilicen habitualmente algún programa de hoja de cálculo es posible que no necesiten realizar esta actividad formativa.

Introducción

Llamamos hojas de cálculo a un conjunto de programas que nos permiten introducir datos, formatearlos, trabajarlos mediante fórmulas y representarlos gráficamente, entre otras posibilidades. Son varios los programas de este tipo, siendo el más conocido el programa Microsoft Excel; otras posibilidades son el programa Numbers, para ordenadores Apple, así como OpenOffice. Calc y Calc de Libre Office, ambas disponibles para diferentes entornos operativos y con la gran ventaja de tratarse de software libre y de descarga gratuita. De ahi que, dados los parecidos entre todas ellas, vayamos a utilizar en este curso el programa OpenOffice.Calc, aunque las explicaciones podrán seguirse, en general, con cualquiera otro de los programas citados.

En primer lugar, si no disponemos de un programa de hoja de cálculo, deberemos descargar uno a nuestro ordenador. En nuestro caso, iremos a la dirección web www.openoffice.org, y, desde el área de descargas. una vez comprobada la compatibilidad del paquete Open Office con nuestro entorno operativo, descargaremos la versión correspondiente. Comprobaremos que se descarga el paquete completo, que incluye también procesador de textos (Writer), programa de diapositivas (Impress), etc. Una vez completada la descarga, ya podremos trabajar con nuestro programa.

Pantalla de inicio

 Lo primero que deberemos hacer es abir el programa de hoja de cálculo correspondiente, a través del menú de programas y/o aplicaciones de tu sistema operativo; en caso de que éste sea Windows, puedes acceder a los programas a través del menú de Inicio, que se abre pulsando el icono de Windows de la parte inferior izquierda de la pantalla. Una vez abierto, te aparecerá una pantalla como la que sigue:

HCpant1

Lo primero que llama la atención es el entramado de celdas que constituye el cuerpo de la hoja. Pero antes de detenernos en ello, observemos la parte superior de la imagen en la pantalla; observaremos hasta cinco barras o niveles, que, de arriba abajo, son los siguientes:

  1. la barra más superior es la barra de nombres, en la que se encuentran tanto el nombre del programa utilizado como el nombre del archivo. Como aún no lo hemos guardado, nos parece como nombre las palabras “Sin título”.
  2. A continuación, la denominada barra de menús, a través de los cuales podremos acceder a múltiples posibilidades de actuación que, de momento, dejamos en suspenso.
  3. La tercera, denominada barra estándar de iconos, ofrece accesos directos a algunas de esas posibilidades. De momento, también las dejamos ahí.
  4. La cuarta es la barra de formato, con diferentes posibilidades para dar formato a nuestro trabajo. Más adelante utilizaremos esta barra.
  5. Finalmente, la barra de fórmulas o, también, barra de introducción de datos, que enseguida vamos a utilizar.

El cuerpo de la imagen está formado por multitud de celdas, constituidas por el cruce de filas y columnas. Las celdas van a ser el depósito de cada una de las información que queramos introducir en nuestra tabla, y vienen denominadas por la letra que da nombre a la columna y el número que identifica a la fila. Así, en nuestro caso aparece marcada la celda superior izquierda, denominada A1, como podemos ver en el primer espacio de la barra de fórmulas. Observaremos que no aparece resaltada tan sólo la celda, sino también la fila y la columna a las que pertenece, lo que nos ayudará a orientarnos mejor en la tabla.

Vamos a completar el análisis de esta primera pantalla fijándonos en lo que aparece al pie de la misma. Primero, en la esquina inferior izquierda, nos aparecen varias pestañitas, normalmente tres: se trata de cada una de las hojas que incluye nuestro archivo de hoja de cálculo. Cada hoja es independiente, y la podemos rellenar con datos diferentes. Podemos pasar de una otra simplemente haciendo clic en la pestaña correspondiente.

La barra más inferior nos presenta información diversa en relación a la tarea que estemos realizando, así como sobre el zoom que estamos aplicando, etc. Por debajo de ella ya se encuentra la barra de programas de nuestro sistema operativo, que nos indica los programas y archivos que tenemos abiertos, a los que podremos acceder clicando sobre su nombre.

Introducción de datos

Tras este primer contacto, vamos a comenzar a introducir datos. Seleccionamos una celda, haciendo clic en ella con el ratón; notaremos que queda resaltada, así como las correspondientes cabeceras de fila y columna. Asímismo, en el primer espacio de la barra de introducción de datos, nos aparece el nombre de la celda activa. También podemos seleccionar un grupo de celdas adyacentes, clicando en la primera de ellas y, sin soltar, desplazando el cursor con el ratón hasta que hayamos incluido en la selección las celdas deseadas.

Podemos comenzar a teclear directamente la información que queramos introducir: una cifra, una palabra, un símbolo… Sea lo que sea lo que introduzcamos, aparecerá escrito en la propia celda, y también en el segundo espacio de la barra de introducción de datos; en este lugar nos será más fácil introducir las correcciones que podamos precisar. Una vez que hayamos introducido el dato deseado, bastará con pulsar la tecla Intro, o alguna de las flechas del teclado, o clicar en otra celda, para que ese dato quede grabado y podamos pasar a otro.

Siempre que cliquemos (activemos) una celda que tenga contenido, éste último aparecerá en la barra de introducción de datos. El formato de la celda se adaptará, por regla general, al tipo de información que introduzcamos. Pero podremos modificar el formato seleccionando la celda y pulsando alguno de los iconos de la barra de formatos (la tercera barra comenzando por arriba): tipo de letra, tamaño, negrita, cursiva, alineación…

En general, las celdas tienen una serie de formatos preestablecidos, que podremos modificar a nuestro gusto. Para ello, una vez seleccionada la celda (o el conjunto de celdas), soltamos el botón del ratón y o bien clicando con el botón derecho, o bien abriendo, en la barra de menús, el menú Formato y seleccionando celdas, se nos abrirá la ventana de diálogo de Formato de celdas, en la que podremos seleccionar el tipo de datos que hemos introducido o que queremos introducir, fijando sus características básicas. Por ejemplo, si vamos a introducir un número con decimales, seleccionaremos el formato Número y fijaremos propiedades como el número de decimales que querremos que se muestren, el color de los números negativos o la presencia de puntos para separar los miles. Si lo que vamos a introducir es un porcentaje, tendremos las mismas posibilidades de elegir propiedades, y si vamos a introducir texto, elegimos este formato, que no nos ofrece muchas alternativas.

Para introducir más datos, podremos hacerlo manualmente, una celda tras otra, por el método descrito más arriba. Si lo que queremos es construir una serie numérica, bastará con rellenar las dos o tres primeras celdas, seleccionar las mismas y, clicando en el cuadradito negro que aparecerá en el borde inferior derecho de la última celda, arrastralo hasta rellenar el número de celdas deseado (aparecerán los valores propuestos por el programa para cada una de las celdas), y soltar; el programa habrá rellenado todas con los valores sucesivos propuestos, a partir de los seleccionados inicialmente. Si se quiere arrastrar el texto de una o varias celdas y repetirlo en celdas o grupos de celdas sucesivos, bastará con seleccionar la celda o celdas rellenas y arrastrar, del mismo modo, el cuadradito inferior derecho de la última celda que hayamos rellenado manualmente.

También podemos copiar datos de una celda a otra. Para ello, bastará con seleccionar la celda de origen, y mediante el menú contextual (que aparece al clicar sobre ella con el botón derecho del ratón) o bien mediante el menú Edición de la barra de menús, seleccionar Copiar; posteriormente, se selecciona la celda destino, y seleccionar Pegar en el menú que parece mediante una de las dos modalidades que acabamos de señalar. Para suprimir el contenido de una celda, bastará seleccionarla y elegir “Cortar” en el menú (bien se obtenga de la barra de menús o del menú contextual), o pulsar la tecla “Suprimir” del teclado.

Confección de tablas

Una vez introducida una serie de datos en celdas consecutivas, podemos pretender darle un formato visual un poco más atractivo. Por ejemplo, resaltar los bordes de las celdas, o de la tabla, o dar color de fondo a las celdas de título, etc. Podemos rellenar dos columnas adyacentes de la tabla con seis sujetos y sus corespondientes datos; por ejemplo, el nombre de seis amigos y su altura en cm. En la celda situada encima de la primera columna,  la de los nombres, pondremos la palabra Nombre, y en la que queda encima de los datos de altura, la palabra Altura. Seleccionamos ahora las dos celdas de título, y resaltamos su contenido clicando en el símbolo correspondiente a la letra en negrita (letra B más gorda en la barra de formatos en el caso de OpenOffice.Calc). Dejando que sigan seleccionadas las celdas de título, centramos los nombres dentro de las celdas pulsando en el icono HCcentrar, y damos color a ambas celdas, clicando en la flechita del icono HCcolorcelda y seleccionando el color deseado. Finalmente, destacamos los bordes de las celdas y de la tabla desplegando el icono HCbordescelday seleccionando el modelo que deseemos, como por ejemplo el que destaca tanto las líneas exteriores como las interiores, El resultado puede ser algo similar a:

HCtabla1

Las primeras fórmulas

Para completar esta primera incursión a las hojas de cálculo, vamos a introducir alguna fórmula matemática sencilla. Para ello, basta seleccionar cualquier celda y comenzar tecleando el signo igual, =. A partir de ahí, el programa entiende que debe realizar un cálculo. Por ejemplo, si tecleamos en cualquier celda =5+3, al pulsar Intro o elegir otra celda, automáticamente su contenido cambiará por el número 8, resultado de esa operación. De la misma forma, podemos introducir una resta, una multiplicación (el operador en este caso es el asterisco, *) o una división (con el operador /). Podremos incluso introducir operaciones combinadas y agrupar términos mediante paréntesis; en este caso, las operaciones seguirán el orden convencional: primero los paréntesis, luego multiplicaciones y divisiones, y, finalmente, sumas y restas. En fin, que una celda de nuestra hoja de cálculo puede funcionar como una simple calculadora.

Pero también podemos realizar operaciones con datos que ya tengamos en nuestra tabla. Este es el verdadero potencial de este tipo de programas. Por ejemplo, puede que quisiéramos calcular la media de altura de nuestros amigos. Pero como aún no sabemos utilizar funciones estadísticas, de las que hablaremos en la siguiente entrega, y más ampliamente en el curso que desarrollaremos en el mes de junio, vamos a hacerlo por pasos:

  • Nos colocamos en la celda inmediatamente inferior a la que contiene el último dato de altura de nuestros amigos. Ahí calcularemos la suma de todos los valores. Lo podemos hacer de dos formas diferentes:
  1. tecleamos = para que el programa sepa que vamos a introducir una fórmula. A continuación, clicamos con el ratón en la celda que contiene el primer dato de altura, tecleamos a continuación +, clicamos en la segunda celda con dato de altura, tecleamos nuevamente + y seguimos así sucesivamente hasta completar todas las celdas; cuando terminemos, pulsamos Intro y nos parece el resultado de la suma. Lo importante es que nos hayamos dado cuenta de que no hemos tenido que teclear los valores que ya teníamos introducidos, sino que ha bastado con indicarle al programa en qué celda están los valores que hemos ido necesitando.
  2. podemos utilizar una función que realiza aún más rápido el proceso citado, aunque se trata de una función sobre la que volveremos en la próxima entrega. Se trata de la función suma; la utilizamos así: introducimos el signo igual = en la celda, a continuación escribimos literalmente SUMA y abrimos un paréntesis; ahora, seleccionamos las celdas que tienen los valores que nos interesan y, cuando estén seleccionadas, tecleamos el cierre de paréntesis; finalmente, pulsamos Intro y nos aparece el resultado. Lo que hemos hecho es facilitarle a la función SUMA los parámetros que necesitaba: el ranto de celdas, desde el origen hasta el final, que le iban a facilitar los datos para realizar la suma total.
  3. y aún podríamos haber abreviado más si, una vez en la celda que hemos selecionado debajo de los datos de altura, sin teclear el signo igual hubiéramos pulsado en el icono Σ de la barra de introducción de datos; directamente nos pediría el rango de celdas del que extraer los datos para la suma; no tenemos más que seleccionar las celdas con el ratón, pulsar Intro y ya tendríamos el resultado.
  • Ya tenemos el total de la suma. Ahora, nos colocamos en la celda inferior a la anterior, donde vamos a proceder a efectuar la división de la suma total entre el número de individuos. Tecleamos = y seleccionamos la celda que tiene el resultado de la suma total; a continuación, pulsamos la tecla / y escribimos manualmente 6. Pulsamos Intro y ya tendremos la media de alturas de nuestros amigos.

Bueno, pues ya hemos realizado nuestras primeras operaciones con la hoja de cálculo. En la próxima entrega profundizaremos un poco más en las fórmulas y nos introduciremos en el mundo de las funciones, que abre muchas más posibilidades prácticas.

 

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